Las videoconferencias web son reuniones ‘virtuales’ a través de Internet cuyos participantes trabajan en distintas ubicaciones físicas. La sala de reuniones real se sustituye por el escritorio del ordenador del anfitrión de la reunión (la persona que la ha organizado). Cada participante se sienta ante su propio ordenador, donde puede ver todo lo que el presentador va mostrando en su pantalla (función de ‘desktop sharing’ o escritorio compartido).
Durante la reunión en línea, el anfitrión puede ceder el papel de presentador a cualquiera de los demás participantes. En esencia, las conferencias web poseen características similares a las reuniones ‘en persona’, porque permiten que los asistentes interactúen entre sí (principio de comunicación ‘de muchos a muchos’).’
En las conferencias web participan entre 2 y 20 personas, pudiendo compartir documentos y aplicaciones. En cambio los seminarios web (webinars) se utilizan básicamente para formación en línea o eventos en línea, como conferencias de prensa, y pueden tener más de 100 participantes. Las soluciones para seminarios web facilitan considerablemente el proceso de invitación y la presentación de información a grandes audiencias (principio de comunicación ‘de uno a muchos’). Las videoconferencias sirven básicamente para transmitir señal de vídeo en directo a los participantes.
Principios de las conferencias web
La mayor parte de las conferencias web se celebran según los siguientes principios: el organizador de la reunión envía un correo electrónico con las invitaciones, que contienen un enlace a una URL y una ID de usuario para acceder a la reunión. En el momento de comenzar ésta, cada participante introduce su identificación de usuario (ID) para la reunión en línea. Una vez iniciada la sesión, los participantes pueden ver el escritorio del ordenador del presentador de la reunión y compartir con él documentos y aplicaciones.
Durante la reunión en línea, el papel de presentador puede ir pasando a cualquiera de los participantes, y éstos podrán ver todo lo que vaya mostrando el nuevo presentador en su escritorio. La mayoría de las soluciones para conferencia web, además, permiten a los asistentes ceder el control de su ratón y su teclado al escritorio del presentador. Éste, a su vez, puede decidir si pasa el control del ratón y el teclado a una persona en particular o a todos los participantes.
Instalación: servicios hosted frente a servidor interno
Las soluciones para reuniones en línea se pueden instalar de dos formas: en un servidor web que aloje el fabricante, o en un servidor propio. Si el cliente decide adquirir un servicio hosted, la solución se instalará en un servidor web que proporcionará el fabricante y el cliente sólo tendrá que pagar una cuota por su utilización. En cambio, los clientes pueden adquirir una licencia de servidor, que les autorizará a instalar la solución en el servidor interno. Si los clientes tienen una configuración de alta seguridad y un índice de utilización elevado, suelen preferir la instalación interna.
Funcionalidades
Las soluciones para conferencia web ofrecen una amplia gama de funcionalidades y prestaciones, destinadas a incrementar la eficacia de las reuniones y la capacidad de comunicación.
* Aplicaciones compartidas.
* Cesión del control del teclado y el ratón a una persona en particular o a todos los participantes (permitiendo así a éstos manipular el documento que esté abierto en ese momento en el escritorio del presentador).
* Cambio de presentador durante la reunión.
* Herramientas para notas y dibujos.
* Pizarra blanca (whiteboard).
* Chat.
* Integración de la solución para conferencia web con los clientes de correo electrónico para distribuir de forma muy práctica los correos con las invitaciones.
